¿Por qué es importante aprender a redactar un oficio al querer crear un colegio privado?

De acuerdo con el Ministerio de Educación Nacional, la creación de un nuevo establecimiento educativo privado exige el cumplimiento de unas condiciones mínimas, que son requisito para que la secretaría de educación autorice su apertura y operación, mediante la expedición de una Licencia de Funcionamiento. Este requisito es un acto administrativo de reconocimiento oficial por medio del cual la Secretaría de Educación autoriza la apertura y operación en su entidad territorial.

La licencia de funcionamiento es el permiso estatal otorgado al particular para que una de sus funciones, como es la prestación del servicio público educativo, pueda ser cumplida por este, sin detrimento de las finalidades del servicio, de la formación integral de los educandos y de la equidad, eficiencia y calidad de la educación. Este permiso significa que el Estado, como garante de la comunidad, da certeza de que el particular asume el compromiso de participar en la prestación del servicio público educativo y ofrece las garantías y condiciones esenciales de pedagogía, administración, financiación, infraestructura y dotación requerida para desarrollar procesos educativos eficientes y de calidad.

Para reglamentar la expedición de licencias de funcionamiento, es necesaria la creación de varios oficios. Pero, ¿qué es y cómo redactar un oficio? Bueno, pues el oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o, incluso también, para llevar a cabo gestiones, de acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento y un largo etcétera.

Indistintamente del motivo por el que se redacte un oficio, en este caso será para la creación de un colegio privado, siempre se hará para informar a la persona que va dirigida con cierta estructura y redacción de carácter protocolar.

¿Cómo redactar un oficio y qué estructura debe tener el oficio?
Por lo regular, un oficio está compuesto por una o dos páginas de acuerdo con la información que se piense presentar. De igual manera, lo usual es que el papel sea de tamaño carta (21.59cm x 27.94 cm), sin que esto signifique que no se pueda optar por el formato A4 (21cm x 29.7cm) o el formato oficio (21.59cm x 35.56cm).

En cuanto a los elementos o la estructura de un oficio, no es obligatorio que cuente con todos los que les indicaremos a continuación. Sin embargo, contar con estos componentes ayudará a tener mayor claridad en lo que se quiere comunicar y dará más coherencia a lo anunciado.

• Lugar y fecha. Inicie incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha (es decir, mes, día y año).
• Numeración. Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos modos consiste en indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese documento por medio de: número de expedición, siglas de la oficina que lo elabora y el año en curso.
• Destinatario. Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. Sugerimos incluir: nombre completo, cargo y lugar.
• Asunto y resumen. En este elemento se especifica el asunto que trata el documento y seguido por dos puntos un resumen con el que se explica el contenido del oficio.
• Cuerpo del oficio. Si se habla de cómo redactar un oficio, está claro que este es el punto clave, así que dé a conocer su mensaje.
• Despedida. Recuerde hacerlo de manera cortés para que la relación se mantenga en buenos términos. No olvide escribir al final un Atentamente con la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un sello con el logo de la institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento.

¿Un oficio para asignarle el nombre al colegio?
Cuando se crea un nuevo establecimiento educativo, es necesario tener presente la normatividad que regula la designación de nombres de los bienes de uso público.

El Decreto 1678 de 1958, artículo 5° y el Decreto 2759 de 1997 ordenan a los Gobernadores y Alcaldes a "dar estricto cumplimiento a lo dispuesto en la legislación vigente para prohibir la designación, con el nombre de personas vivas, de las divisiones generales del territorio nacional, los bienes de uso público y los sitios u obras pertenecientes a la Nación, los Departamentos, Distritos, Municipios o a entidades oficiales o semioficiales."

Igualmente, prohíben las anteriores normas, la colocación de placas o leyendas o el levantamiento de monumentos destinados a recordar la participación de los funcionarios en ejercicio, en la construcción de obras públicas, a menos que así lo disponga una Ley del Congreso.

Un parágrafo único del mismo artículo aclara que "Las autoridades antes indicadas podrán designar con el nombre de personas vivas los bienes de empleo público a petición de la comunidad y siempre que la persona epónima haya prestado servicios a la Nación que ameriten tal designación".

Gracias a la creación de un oficio y al seguir de las normas mencionadas anteriormente, la institución educativa nueva podrá gozar de nombre verificado y autenticado por el Ministerio de Educación Nacional para comenzar a funcionar.